有團體發起罷用Zoom!教你Microsoft Teams 4大使用tips!

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視象會議軟件Zoom爆發的資訊安全(Information Security)以及個人資料洩露醜聞連綿不斷!近日更有多個媒體指出,本港有學校團體發起罷用Zoom軟件進行遙距教學。有見及此,不少團體及組織都改用其他視象會議軟件,代替使用Zoom,其中Microsoft Teams是大熱之選之一。拾捌堂將向你推介4個Microsoft Teams的使用Tips,讓你在使用上更得心應手。

有本地學校罷用Zoom

自從Zoom爆發資安疑雲以來,各國不少地區都禁用Zoom,近日連本港學校如港大,有學生發起罷用Zoom進行網上學習。有部分本港學生組織日前發起了不合作運動,呼籲杯葛學校使用Zoom教學,所有使用Zoom的網上教學一概都不會參與。而香港大學為了加強網絡保安安全,表示改用另一微軟旗下線上會議軟件Microsoft Teams。

Microsoft Teams四大使用貼士

既然愈來愈多團體和組織都改用Microsoft Teams進行教學和商業活動,那麼拾捌堂就在此建議一些使用Microsoft Teams的心得,幫助你們提高使用Microsoft Teams的效率。

以下將會講解一些Microsoft Teams的4個重要技巧:

貼士一:專注在與自己有關的訊息

使用Teams時除了視象會議外,有時候亦會使用文字訊息。不過如果有很多人同時進行的話,你就會「追Post」追到手軟了。這時你就要專注在與自己有關的訊息,通常別人在一大堆人跟你談話時,都會使用了@功能。此功能除了可以指名跟某個人說話外,更可以尋回與自己有關的訊息!

方法:在Activity裡,點擊Filter,就可以選擇「@Mention」,那麼你就可以找到與自己有關的訊息。

@mentions

圖片:Microsoft官網。

貼士二:把重要Message標籤(Bookmark)及儲存

除了要專注在自己的訊息外,有時候別人的說話是向所有人公布,並不會指名導姓。假如你疏忽了,就會變了「沒有聽書」,輕則別人覺得你不尊重,重則你就會錯過了工作內容,甚至得失客戶!所以你要把一些重要的訊息標籤,甚至可以儲存,日後用作參考,要回看亦會十分容易。

方法:在人物對話裡,可選擇 “Bookmark”,這樣就可以標籤對話。如果你要儲存對話,在Bookmark後,於上方Search Bar裡,輸入/saved,就可以另外儲存對話在本機裡。

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貼士三:學習使用快捷鍵(Commands)

善用對話功能外,如何運用快捷鍵(Commands)也是非常重要,這些快捷鍵不止幫你提升會議效率,而且有各種不同的功能,非常實用!以 “/file”為例,你在Search Bar裡輸入“/file”,就可以即時把所有對話過瀘,只顯示文件,加快找文件的速度。

方法:只需在Search Bar裡輸入 “/” 就會有不同選項,裡面亦有詳細解釋。

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貼士四:設置Project Team

當一間公司涉及多人會議時,難免出現「人多手腳亂」的情況,如果同一時間30人說話豈不是十分混亂?即使一個小部門只有5-6人,但各人肩負的責任也不同,也沒有必要所有人同一時間進行會議。因此你在Microsoft Teams裡進行明確的分組也是十分重要,你可以把員工按職能加入一些Project小組,他們就會清楚目前的任務是甚麼,你就可以在Project Team裡發布訊息和資料提高效果。

方法:在左方欄的 “Team” 裡清楚地組織,設立Project Team選項,然後把員工拉入去所屬的組別,當顏色轉變為灰時,就表示成功。

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以上四個Tips相信可以幫助各位化身成為Microsoft Teams的達人,除了用作網上會議外,Microsoft Teams其實有很多實際的用途可以提升工作效率!如果配合企業級的IP電話,遙距工作可以與在公司裡工作一樣高效!想了解如何配合Cisco的IP電話在會議上?馬上點擊追看!

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