如何提升你的效率? 馬上學習以下4招!(下)

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上回拾捌堂講解了如何提升你的工作效率,介紹了其中兩招—維持良好飲食和減少分心。今回繼續上回,向大家講解如何提升工作效率和生產力的一些心法,希望大家掌握這些技巧,相信能夠畢生受用!

以下是提升效率心法的其餘兩個:

3, 管理好你的電郵(Email)

近年愈來愈少人使用電郵辦公,主因是查看電郵會浪費我們不少時間,以致我們愈來愈不喜歡查看電郵。但其實電郵仍然是非常有用的辦公工具,因此好好管理和檢視我們的電郵才是重點。如何管理好電郵?可參考以下貼士:

  • 取消訂閱一些你不感興趣的電郵和快訊(Newsletter),以免浪費你的閱讀時間和電郵空間;
  • 馬上處理一些重要的電郵;
  • 不要把電郵打星或延遲處理,可以處理的就應該馬上處理。

AI項目管理公司Hive聯合創辦人John Furneaux對電郵使用方法有不同見解。而Hive有不少知名客戶都使用他們的AI程式,包括Uber、Starbucks、Google及Netflix等。Furneaux認為人們應該盡快處理電郵事項,不要拖延。他說:「如果人們一天只查看電郵一至兩次,那麼很大機會他的工作進程會落後。如果你的工作性質是有關管理,那麼一天只查看兩次電郵就遠遠不足夠,甚至會影響同事的進度。」

4, 計劃工作行程

如果你想每天一開始就享受高效率的工作,其實前一晚將會決定你第二天的工作效率。建議各位在每晚睡覺前,計劃一下第二天的待辦事項,寫下所有重要、需要處理的工作。這會防止你第二天起床後忘記工作行程,亦可以一大清早就使你保持工作進度。

計劃第二天的工作行程不應只寫下有甚麼重要的待辦事項,你同時應該計劃休息和小休時間。一天除了工作外,亦應該有時間去稍事休息和放鬆。別少看小休,一個人的精神有限,倘若有時間可以小休,絕對能使他回氣和感到Refreshment,提升生產力!如果你的工作沒有任何規劃,只在工作時間思考該做些甚麼,其實中間會浪費了不少無謂的時間。

每天晚上只花5分鐘,計劃第二天的工行程,就會為你帶來很好的效果!

那麼你了解如何提升個人工作效率和生產力了嗎?希望以上建議能幫助你們應用在工作上,甚至能在工作上得心應手!日本微軟(Microsoft)實行改革,改為4天工作天,但效率不降反升,想了解原因?馬上點擊!

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