手機辦公好處多? 教你11個手機辦公貼士!(一)

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拾捌堂早前講解了貴為美國千億美元上市公司的Salesforce行政總統Marc Benioff只用手機進行日常工作以及營運整間公司,你們對手機辦公有沒有任何啓發?事實上手機辦公(Mobile Working)有很多好處,如果你能掌握手機辦公的精粹,絕對有助你提升工作效率!拾捌堂將講解手機解公的貼士,教你如何善用當今最流行的流動裝置,既提升效率又節省公司成本!

以下將會教你怎樣使用手機辦公的心得:

1, 使用另一部電話辦公

為何要使用另一部電話?這基於個人安全和企業安全的考慮。使用辦公專用的電話可避免個人資料外洩;同樣地亦避免公司資料因個人失誤而令公司造成損失。另外,使用另一部電話可避免使用者分心,如有些人常常因為回覆個人訊息、社交媒體等而導致在工作上分心。各位切記,Mobile Office的重點是 “Office” 而非 “Mobile”。

2, 使用跨平台辦公App

流動辦公的重點是流動(Mobile),因此靈活度是非常重要,你在使用手機辦公的時候,應考慮在其他平台如個人電腦、Tablet等都能夠同步開啓同一檔案。這些辦公App可讓你實時儲存工作進度、以及在另一平台同時開啓相同的檔案,加快你的工作進度。常用的辦公App有Google Drive、Doc系列、Micosoft Office365、Adobe系列等。

3, 不要下載無意義的App

在Google Play下載App平台裡常有不少辦公App聲稱能加快你的工作流程,不過其實要把手機用得其所,發揮手機辦公的效率,就不要胡亂下載App。只需下載你常使用的手機App,不要下載太多App,其實更能提升工作效率。手機裡更少App表示你減少被分心的機會,以及讓智能手機騰出儲存空間。

4, 設立溝通指引(Communication guidelines)

何謂溝通指引?就是你使用智能手機時,要知道使用何種方式面對何等人群。同事之間可以使用Instance Message(IM)如WhatsApp、Facebook Messenger等;如果面對緊急的事情就直接致電而非使用IM App。如果是正式的商業交易,就必須使用電郵、而非使用即時通訊軟件,否則會容易導致行政上混亂,並且顯得自己不專業。

明白了手機辦公其實也是一大學問了嗎?手機辦公絕對能提升你們的辦公效率,請緊貼下回,繼續學習怎樣使用手機辦公!

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