港鐵故障即時解決上班困難?讓員工Home office三大要注意的事!

當大家看到這篇文章,相信已經…….回到辦公室工作了!小編下筆之時,經過3個小時的奮戰,亦已順利回到office了。港鐵今日(16/10)罕有地四線(觀塘線、荃灣線、港島線和將軍澳線)全壞,不少打工仔今日受盡港鐵壞車的折磨,經歷重重困難才能回到office上班。

雖然,特首林鄭月娥繼上月颱風襲港,導致上班出現大混亂後,再一次表示明白市民因交通問題上班遲到,希望僱主體諒僱員困難,並不要扣人工,但今日「打工仔受難日」,閣下當然希望今日是Home office day(當然放假最好!)!其實Home office說起來非常容易,不過要實質運作,大家往往會忽略了一些重要事情,導致當日的工作效率遠不如常。究竟有哪些細節是高層決定Home Office前要考慮的?林老師為大家提出以下3點:

一.硬件是否合適

「人人都想Home Office,難道人人都有條件Home Office?」不少員工家中的電腦比較陳舊,導致工作效率未必能跟上要求。所以,當老闆考慮讓員工Home Office之時,首先要考慮的就是硬件是否配合的問題。陳年Windows 98配Pentium II處理器,這些經典配置未必會出現在辦公室,不過就有可能出現在大家的家中 (以上當然是誇張例子)!要它順利完成工作任務,彷彿要閣下喝上一罐1982年百事而不進醫院一般困難,到時就不是事倍功半那麼簡單了!

二.軟件連接公司,系統保安問題

公司用Mac機,你家中用Windows?林老師想說的不是這種簡單問題,而是非常認真的,關乎公司保安的那種嚴重問題!這裡說的軟體問題,就是部分公司保安系統嚴密,機密文件眾多,分分鐘都要連接公司總機才可完成工作,萬一要讓親愛的同事們Home Office,公司要開放API(應用程式介面,Application programming interface)讓同事在公司以外網絡連接公司系統,所帶來的保安系統衝擊就未必是用防火墻攔截Hacker及病毒那麼簡單了!

三.員工心態需要先訓練好

最後,許多老闆未必會留意或想見到的,就是員工在家工作的心態。不少員工往往會將Home Office Day當成半休假一般,無論工作效率,抑或處理能力均出現下跌;最麻煩的是,一旦你的客戶發覺你的公司不是24小時能找到適當人員stand by協助,下次選擇合作對象時,便未必會再找你的公司。

既然問題多多,我們應該怎樣解決?

林老師認為,首先公司要為Home Office的同事預備足夠硬件器材。例如預先準備好已完成安檢及預載Antihacking 及 Antivirus的公司手提電腦,一旦決定讓員工Home Office,就有確保能保持正常效率的配置,而這些電腦是要能正常而安全的登入(access)公司系統!

另外,預先和員工溝通好,並對他們作出適當培訓,這些準備都會令員工更加適應Home Office。不過,林老師提醒各位,若然部分員工的工作屬於Mission critical(關鍵崗位),以香港的顧客普遍追求服務質素,例如需要提供Account servicing的公司,就要考慮客戶有否要求某些員工要在公司 Stand by 及提供即時回應 ,或如今天的突發事件後,要找同事服務但未見同事蹤影的情形了!

其實要讓員工滿意,互諒互讓固然非常重要,但要懂得如何分配調節,才是公司能否留住高效人才的關鍵。想知道怎麼做?就要看看我們的選擇題:員工工作時間多或少,工作效率才會高,了解如何將工作效率最大化吧!

首圖來源:港鐵Facebook

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